eFirma GO: firma electrónica para digitalizar los documentos de tu empresa
Contratos, presupuestos, consentimientos, autorizaciones, documentación laboral… muchas empresas siguen gestionando documentos importantes mediante correos electrónicos, archivos PDF, impresiones, escaneos y seguimientos manuales.
Cuando este proceso se repite cada día, acaba generando más trabajo administrativo, documentos dispersos y poca visibilidad sobre qué está pendiente, quién ha firmado y en qué punto se encuentra cada documento.
Con eFirma GO, estos procesos pueden digitalizarse desde un único entorno, permitiendo enviar documentos, gestionar los firmantes, controlar su estado y completar el proceso de firma electrónicamente.
¿Qué es eFirma GO?
eFirma GO es una plataforma de firma electrónica para empresas pensada para digitalizar los procesos relacionados con el envío, la firma y el seguimiento de documentos.
En lugar de imprimir un documento, enviarlo, esperar a que vuelva firmado, escanearlo y archivarlo de nuevo, todo el proceso puede gestionarse digitalmente desde la misma plataforma.
El destinatario puede acceder al documento y firmarlo desde un ordenador, móvil o tablet, lo que facilita especialmente los procesos en los que las personas implicadas no se encuentran físicamente en el mismo lugar.
¿Cómo funciona un proceso de firma electrónica?
El funcionamiento puede adaptarse a diferentes tipos de procesos, pero normalmente parte de un documento que la empresa necesita enviar a una o varias personas.
El proceso puede resumirse en cuatro pasos:
- Preparar el documento que debe revisarse o firmarse.
- Añadir los destinatarios e indicar qué función tiene cada uno.
- Enviar el proceso de firma para que los destinatarios puedan acceder al documento.
- Controlar su estado hasta que el proceso queda completado.
Esto permite sustituir muchos de los seguimientos manuales que habitualmente se realizan por correo electrónico o teléfono.
Diferentes tipos de firma según cada proceso
No todos los documentos ni todos los procesos necesitan la misma modalidad de firma. Por este motivo, eFirma GO permite trabajar con diferentes opciones.
Entre las modalidades disponibles se encuentran:
- Firma con un clic, pensada para procesos sencillos y rápidos.
- Firma biométrica, en la que el destinatario realiza su firma manuscrita sobre el dispositivo.
- Firma cualificada con certificado digital, para los procesos que requieren este sistema de identificación.
La modalidad adecuada dependerá del documento, del proceso interno y de las necesidades de cada empresa.
Varios firmantes, revisores y orden de firma
Muchos documentos empresariales no dependen de una única persona. Un contrato, por ejemplo, puede necesitar varias firmas o una revisión previa antes de llegar al firmante final.
eFirma GO permite preparar procesos con varios destinatarios y asignar diferentes funciones: personas que deben firmar, personas que deben revisar el documento o destinatarios que simplemente deben recibir una copia.
También puede establecerse un orden de firma secuencial, de manera que el documento no llegue al siguiente destinatario hasta que el paso anterior se haya completado.
Control y trazabilidad de los documentos
Uno de los problemas habituales cuando los documentos se envían manualmente es no saber exactamente en qué punto se encuentra cada proceso.
Con eFirma GO se puede consultar el estado de los documentos y disponer de más información sobre el proceso de envío y firma.
Esto facilita saber si un documento está pendiente, si el destinatario ya ha accedido a él o si el proceso ya se ha completado, reduciendo la necesidad de realizar seguimientos manuales.
Recordatorios y caducidad del proceso de firma
Cuando un documento queda pendiente de firma, no siempre resulta eficiente tener que enviar correos electrónicos o llamar manualmente al destinatario.
eFirma GO permite configurar recordatorios para facilitar el seguimiento de los procesos pendientes.
También se puede definir una fecha de caducidad para limitar el periodo durante el cual el proceso de firma estará disponible.
¿Qué documentos se pueden gestionar con eFirma GO?
La firma electrónica puede aplicarse a muchos procesos habituales dentro de una empresa.
Algunos ejemplos son:
- Contratos comerciales.
- Presupuestos y propuestas.
- Pedidos y aceptaciones de clientes.
- Contratos laborales y documentación de recursos humanos.
- Consentimientos y autorizaciones.
- Documentación de clínicas y centros profesionales.
- Documentos de centros educativos.
- Operaciones inmobiliarias.
- Documentación de asesorías y despachos profesionales.
- Procesos documentales relacionados con logística y servicios.
El objetivo no es simplemente sustituir una firma sobre papel, sino digitalizar todo el proceso que rodea al documento.
eFirma GO para equipos comerciales
Un equipo comercial puede utilizar la plataforma para enviar presupuestos, propuestas, contratos o pedidos a sus clientes sin tener que gestionar el proceso manualmente.
Además de facilitar la firma al cliente, la empresa puede disponer de mayor visibilidad sobre qué documentos continúan pendientes.
eFirma GO para recursos humanos
Los departamentos de recursos humanos gestionan habitualmente documentos que deben ser enviados, revisados o firmados por los trabajadores.
Contratos, documentación laboral, comunicaciones y otros procesos internos pueden gestionarse electrónicamente, reduciendo el uso de papel y centralizando mejor la información.
eFirma GO para clínicas, asesorías y otros servicios profesionales
En sectores donde es habitual trabajar con autorizaciones, consentimientos o documentación que el cliente debe validar, la firma electrónica puede simplificar considerablemente la gestión administrativa.
Lo mismo ocurre en asesorías, despachos profesionales, empresas inmobiliarias, centros educativos y muchas otras organizaciones que gestionan documentación recurrente.
Integración con Microsoft 365 y otros sistemas
eFirma GO permite trabajar con documentos procedentes del entorno Microsoft, incluyendo OneDrive y SharePoint.
La plataforma también dispone de una API, lo que permite estudiar posibles integraciones con otras aplicaciones, plataformas o procesos empresariales.
En estos casos es importante analizar previamente el flujo de trabajo, los datos que intervienen y qué se desea automatizar antes de definir la integración.
Una forma de reducir procesos manuales
La digitalización no siempre implica sustituir todo el software de una empresa o iniciar un gran proyecto tecnológico.
En muchas ocasiones, el primer paso consiste en detectar pequeños procesos que se repiten continuamente y que consumen más tiempo del necesario.
Enviar un documento, esperar una firma, reclamarlo, comprobarlo y archivarlo es un buen ejemplo de un proceso que puede simplificarse con una herramienta específica.
Prueba eFirma GO antes de implantarlo
eFirma GO dispone de una prueba gratuita de 15 días que permite gestionar hasta 20 documentos sin necesidad de introducir una tarjeta bancaria.
Esto permite probar la plataforma con procesos reales y valorar cómo encaja con la forma de trabajar de la empresa antes de tomar una decisión.
eFirma GO con R-Systems Software
En R-Systems Software ayudamos a las empresas a implantar soluciones digitales adaptadas a sus procesos reales.
Podemos ayudarte a analizar cómo gestionas actualmente los documentos, valorar qué tipo de proceso de firma necesitas, configurar la solución y estudiar posibles necesidades de integración con las herramientas que ya utiliza tu empresa.
El objetivo no es simplemente incorporar una nueva aplicación, sino conseguir que la tecnología ayude a reducir tareas manuales, tener más control y simplificar el día a día.
¿Quieres saber si eFirma GO encaja con tu empresa?
Si actualmente gestionáis contratos, presupuestos, consentimientos u otros documentos que deben ser firmados, podemos revisar vuestro proceso y ayudaros a valorar si eFirma GO es una buena opción.
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Más información sobre eFirma GO
También puedes consultar nuestras soluciones de software empresarial o contactar con R-Systems Software para explicarnos tu caso.
