eFirma GO: signatura electrònica per digitalitzar els documents de la teva empresa

Contractes, pressupostos, consentiments, autoritzacions, documentació laboral… moltes empreses continuen gestionant documents importants mitjançant correus electrònics, arxius PDF, impressions, escanejos i seguiments manuals.

Quan aquest procés es repeteix cada dia, acaba generant més feina administrativa, documents dispersos i poca visibilitat sobre què està pendent, qui ha signat i en quin punt es troba cada document.

Amb eFirma GO, aquests processos es poden digitalitzar des d’un únic entorn, permetent enviar documents, gestionar els firmants, controlar-ne l’estat i completar el procés de signatura electrònicament.

Què és eFirma GO?

eFirma GO és una plataforma de signatura electrònica per a empreses pensada per digitalitzar els processos relacionats amb l’enviament, la firma i el seguiment de documents.

En lloc d’imprimir un document, enviar-lo, esperar que torni signat, escanejar-lo i tornar-lo a arxivar, tot el procés es pot gestionar digitalment des de la mateixa plataforma.

El destinatari pot accedir al document i signar-lo des d’un ordinador, mòbil o tauleta, facilitant especialment els processos en què les persones implicades no es troben físicament al mateix lloc.

Com funciona un procés de signatura electrònica?

El funcionament es pot adaptar a diferents tipus de processos, però habitualment parteix d’un document que l’empresa necessita enviar a una o diverses persones.

El procés es pot resumir en quatre passos:

• Preparar el document que s’ha de revisar o signar.
• Afegir els destinataris i indicar quina funció té cadascun.
• Enviar el procés de firma perquè els destinataris hi puguin accedir.
• Controlar-ne l’estat fins que el procés queda completat.

Això permet substituir molts dels seguiments manuals que habitualment es fan per correu electrònic o telèfon.

Diferents tipus de firma segons cada procés

No tots els documents ni tots els processos necessiten la mateixa modalitat de firma. Per aquest motiu, eFirma GO permet treballar amb diferents opcions.

Entre les modalitats disponibles hi ha:

• Firma amb un clic, pensada per a processos senzills i ràpids.
• Firma biomètrica, en què el destinatari realitza la seva firma manuscrita sobre el dispositiu.
• Firma qualificada amb certificat digital, per als processos que requereixen aquest sistema d’identificació.

La modalitat adequada dependrà del document, del procés intern i de les necessitats de cada empresa.

Diversos firmants, revisors i ordre de firma

Molts documents empresarials no depenen d’una única persona. Un contracte, per exemple, pot necessitar diverses signatures o una revisió prèvia abans d’arribar al firmant final.

eFirma GO permet preparar processos amb diversos destinataris i assignar diferents funcions: persones que han de signar, persones que han de revisar el document o destinataris que simplement n’han de rebre una còpia.

També es pot establir un ordre de firma seqüencial, de manera que el document no arribi al següent destinatari fins que el pas anterior s’hagi completat.

Control i traçabilitat dels documents

Un dels problemes habituals quan els documents s’envien manualment és no saber exactament en quin punt es troba cada procés.

Amb eFirma GO es pot consultar l’estat dels documents i disposar de més informació sobre el procés d’enviament i firma.

Això facilita saber si un document està pendent, si el destinatari ja hi ha accedit o si el procés ja s’ha completat, reduint la necessitat de fer seguiments manuals.

Recordatoris i caducitat del procés de firma

Quan un document queda pendent de signar, no sempre és eficient haver d’enviar correus electrònics o trucar manualment al destinatari.

eFirma GO permet configurar recordatoris per facilitar el seguiment dels processos pendents.

També es pot definir una data de caducitat per limitar el període durant el qual el procés de firma estarà disponible.

Quins documents es poden gestionar amb eFirma GO?

La signatura electrònica es pot aplicar a molts processos habituals dins d’una empresa.

Alguns exemples són:

• Contractes comercials.
• Pressupostos i propostes.
• Comandes i acceptacions de clients.
• Contractes laborals i documentació de recursos humans.
• Consentiments i autoritzacions.
• Documentació de clíniques i centres professionals.
• Documents de centres educatius.
• Operacions immobiliàries.
• Documentació d’assessories i despatxos professionals.
• Processos documentals relacionats amb logística i serveis.

L’objectiu no és simplement substituir una firma sobre paper, sinó digitalitzar tot el procés que envolta el document.

eFirma GO per a equips comercials

Un equip comercial pot utilitzar la plataforma per enviar pressupostos, propostes, contractes o comandes als seus clients sense haver de gestionar el procés manualment.

A més de facilitar la firma al client, l’empresa pot tenir més visibilitat sobre quins documents continuen pendents.

eFirma GO per a recursos humans

Els departaments de recursos humans gestionen habitualment documents que han de ser enviats, revisats o signats pels treballadors.

Contractes, documentació laboral, comunicacions i altres processos interns es poden gestionar electrònicament, reduint l’ús de paper i centralitzant millor la informació.

eFirma GO per a clíniques, assessories i altres serveis professionals

En sectors on és habitual treballar amb autoritzacions, consentiments o documentació que el client ha de validar, la signatura electrònica pot simplificar considerablement la gestió administrativa.

El mateix passa en assessories, despatxos professionals, empreses immobiliàries, centres educatius i moltes altres organitzacions que gestionen documentació recurrent.

Integració amb Microsoft 365 i altres sistemes

eFirma GO permet treballar amb documents procedents de l’entorn Microsoft, incloent OneDrive i SharePoint.

La plataforma també disposa d’una API, fet que permet estudiar possibles integracions amb altres aplicacions, plataformes o processos empresarials.

En aquests casos és important analitzar prèviament el flux de treball, les dades que hi intervenen i què es vol automatitzar abans de definir la integració.

Una manera de reduir processos manuals

La digitalització no sempre implica substituir tot el software d’una empresa o iniciar un gran projecte tecnològic.

En moltes ocasions, el primer pas consisteix a detectar petits processos que es repeteixen contínuament i que consumeixen més temps del necessari.

Enviar un document, esperar una firma, reclamar-lo, comprovar-lo i arxivar-lo és un bon exemple d’un procés que es pot simplificar amb una eina específica.

Prova eFirma GO abans d’implantar-lo

eFirma GO disposa d’una prova gratuïta de 15 dies que permet gestionar fins a 20 documents sense necessitat d’introduir una targeta bancària.

Això permet provar la plataforma amb processos reals i valorar com encaixa amb la manera de treballar de l’empresa abans de prendre una decisió.

eFirma GO amb R-Systems Software

A R-Systems Software ajudem les empreses a implantar solucions digitals adaptades als seus processos reals.

Podem ajudar-te a analitzar com gestiones actualment els documents, valorar quin tipus de procés de firma necessites, configurar la solució i estudiar possibles necessitats d’integració amb les eines que ja utilitza la teva empresa.

L’objectiu no és simplement incorporar una nova aplicació, sinó aconseguir que la tecnologia ajudi a reduir tasques manuals, tenir més control i simplificar el dia a dia.

Vols saber si eFirma GO encaixa amb la teva empresa?

Si actualment gestioneu contractes, pressupostos, consentiments o altres documents que han de ser signats, podem revisar el vostre procés i ajudar-vos a valorar si eFirma GO és una bona opció.

Descobreix totes les funcionalitats, casos d’ús i opcions d’eFirma GO a la nostra pàgina dedicada.

Més informació sobre eFirma GO

També pots consultar les nostres solucions de software empresarial de tercers o contactar amb R-Systems Software per explicar-nos el teu cas.